Ratkaisut
ProCountor mahdollistaa monipuoliset sähköisen taloushallinnon ratkaisut. Ohjelmiston hyödyntäminen on mahdollista joko yrityksen sisäisessä käytössä tai yhteiskäytössä tilitoimiston kanssa ja lisäksi tilitoimisto voi ProCountorin avulla tarjota sähköisen taloushallinnon kokonaisratkaisun asiakkailleen. ProCountorin eri toiminnot voidaan ottaa käyttöön joustavasti, jolloin ohjelmiston avulla on mahdollista sähköistää koko yrityksen taloushallinto tai joku sen osa-alueista.
Esimerkkejä sähköisen taloushallinnon ratkaisuista:
- ProCountor yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäytössä
- Myyntitapahtumien sähköinen käsittely
- Ostotapahtumien sähköinen käsittely
- Ostolaskujen skannauspalvelu
- Palkanlaskenta
- Matka- ja kululaskujen sähköinen käsittely
- Kirjanpito ja raportointi
- Sähköiset viranomaisilmoitukset
- Asiakashallinta (CRM)
- Markkinointiviestintä joukkokirjeen avulla
- Verkkokaupan taloushallinto
- Tiedonsiirto muista ohjelmista
- Yksilölliset ratkaisut
ProCountor yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäytössä
sivun alkuun
ProCountor mahdollistaa joustavan työnjaon yrityksen ja tilitoimiston välillä. Koska ohjelmisto on käytettävissä Internetissä, kaikki yritystä koskevat tiedot voivat olla nähtävissä ja käytettävissä sekä yrityksessä että tilitoimistossa. Kaikki tilitoimiston ja asiakkaan tarvitsemat lisenssit sisältyvät ProCountorin tapahtumaveloituksiin.
Yrityksen ja tilitoimiston henkilöstölle voidaan perustaa omat käyttäjätunnukset. Pelkästään käyttöoikeuksien valinnalla työnjako yrityksen ja tilitoimiston välillä voidaan sopia täysin vapaasti. Käyttöoikeudet ja niiden laajuus voidaan rajata erittäin tarkasti henkilöittäin ja toiminnoittain.
Yleensä tavoitteena on löytää yhteistyömalli, jossa tapahtumat tallennetaan ProCountoriin vain kerran, jolloin virhemahdollisuudet vähenevät ja työ tehostuu merkittävästi. Yrityksen henkilökunta voi esimerkiksi tallentaa itse kaikki tapahtumat ja tilitoimisto voi tämän jälkeen tarkistaa automaattisesti muodostetut tiliöinnit sekä suorittaa kuukausittaisen täsmäytyksen ja arvonlisäveroilmoituksen lähettämisen.
Myyntitapahtumien sähköinen käsittely
sivun alkuun
ProCountor sisältää kattavat työkalut laskutukseen ja myyntitapahtumien muuhun sähköiseen käsittelyyn. Myyntilaskujen laadinta onnistuu suoraan ohjelmistossa joko yksitellen tai suuremmissa erissä – esim. sopimuksiin perustuva toistuvaislaskutus voidaan suorittaa vaivattomasti. Mikäli laskutusaineisto tehdään jossain toisessa järjestelmässä, voidaan aineisto siirtää ProCountoriin siirtotiedostona, jolloin suuretkin massat laskuja saadaan tuotua järjestelmään nopeasti ja vaivattomasti.
Myyntilaskujen lähetys ProCountorista onnistuu tulostuspalvelun kautta postitse, verkkolaskuna verkkolaskuoperaattori Itellan tai pankkien Finvoice-välityspalvelun kautta sekä sähköpostitse ja lisäksi laskut voidaan itse tulostaa paperille. Laskujen lähetys tapahtuu aina samasta paikasta eikä erillisiä aineistojen siirtoja tms. tarvita. Erillistä sopimusta postin tai verkkolaskuoperaattoreiden kanssa ei tarvita vaan ne sisältyvät palveluun.
Samalla kun lasku laaditaan ja lähetetään, se tallentuu automaattisesti kirjanpitoon ja myyntireskontraan. Laskut poistuvat myyntireskontrasta automaattisesti, kun pankista noudettava sähköinen tiliote ja viitesiirrot kuittaavat laskut maksetuiksi. Laskut kohdistuvat asiakas- ja tuoterekisteriin, joten käytettävissä on ilman ylimääräisiä toimenpiteitä kattava asiakas- ja tuoteperusteinen myynnin seurantaraportointi.
Avoimien myyntilaskujen haku onnistuu helposti ja yritys voi lähettää myös maksumuistutukset postitse tai sähköpostitse suoraan ProCountorin kautta. Ohjelmisto sisältää myös työkalut perintäkulujen automaattiseen käsittelyyn, asiakkaiden maksukäyttäytymisen seurantaan ja tarvittaessa laskujen siirtämiseen tiedostona perintätoimistolle.
Ostotapahtumien sähköinen käsittely
sivun alkuun
ProCountor tarjoaa tarvittavat työkalut ostolaskujen täysin sähköiseen käsittelyyn. Yritys voi vastaanottaa laskunsa automaattisesti verkkolaskuna verkkolaskuoperaattori Itellan tai pankkien Finvoice-välityspalvelun kautta. Ostolaskut on mahdollista skannata järjestelmään, lukea viivakoodilla tai tallentaa käsin. Ostolaskut voidaan myös ohjata ProCountorin skannauspalveluun, joka esikäsittelee ja skannaa laskut ProCountoriin (katso lisää kohdasta Ostolaskujen skannauspalvelu).
Tallennuksen yhteydessä laskut siirtyvät hyväksyttäviksi, kirjanpitoon ja ostoreskontraan odottamaan maksuunpanoa. Laskut voidaan ProCountorissa kierrättää sähköisesti siten, että laskuille määritellään asiatarkastajat ja hyväksyä, jotka kirjautuvat palveluun ja tarkastavat ja hyväksyvät laskun sähköisesti. Tästä jää palveluun näkyviin tieto, kuka laskun on hyväksynyt ja milloin tämä on tapahtunut. Yrityskohtaisia kierrätyksen oletustietoja voidaan tarkentaa liikekumppaneittain ja vielä laskuittain.
ProCountorin lisäksi ei tarvita erillistä maksuliikenneohjelma. Laskut poistuvat ostoreskontrasta automaattisesti, kun sähköinen tiliote kuittaa laskut maksetuiksi. Samalla vastaanotetusta tiliotteesta muodostetaan kirjanpitomerkinnät sekä rahaliikenteen tiedot rahaliikenteen seurantaraportointia varten.
ProCountoria käytettäessä laskut tallentuvat sähköiseen arkistoon ja ne ovat helposti haettavissa usean eri hakukriteerin avulla. Mikäli ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina tai ne skannataan järjestelmään, ei paperisia ostolaskuja tarvitse enää arkistoida lainkaan.
Ostolaskujen skannauspalvelu
sivun alkuun
Skannauspalvelun käyttöön ottavalle ProCountorin asiakasyritykselle varataan oma postilokero-osoite, jonka yritys ilmoittaa uutena laskutusosoitteenaan paperilaskuja lähettäville laskuttajilleen. Palvelussa Xerox vastaanottaa postilokeroon lähetetyt laskut sekä esikäsittelee ja skannaa ne. Skannatuista laskuista tunnistetaan automaattisesti laskun perus- ja rivitiedot, minkä jälkeen tiedot siirretään asiakasyrityksen ProCountor-ympäristöön ja ne ovat ProCountorissa käsiteltävinä kuten ohjelmaan saapuneet verkkolaskut.
Palkanlaskenta
sivun alkuun
ProCountorissa on helppokäyttöinen palkanlaskenta, jolla voi hoitaa palkkojen laskemisen, maksamisen sekä niihin liittyvät viranomaisilmoitukset. Ennakonpidätyksen sekä työntekijä- ja työnantajamaksujen laskenta tapahtuu automaattisesti. ProCountor ylläpitää yrityksen puolesta kattavaa palkkalajirekisteriä sekä luontoisetujen vuosittain muuttuvia arvoja ja muita viranomaisten määrääviä muuttuvia tietoja kuten eläkevakuutusmaksuprosentteja.
Palkkalaskelmat voidaan ProCountorin kautta lähettää palkansaajalle postitse kotiin ja/tai palkansaaja voi katsoa omia palkkojaan sähköisesti suoraan ProCountorissa. Palkkojen maksaminen onnistuu suoraan ProCountorista toistuvaissuorituksena eikä erillistä maksuliikenneohjelmaa tarvita.
ProCountorin palkanlaskennassa suurin osa nykyisestä byrokratiasta voidaan hallita automaattisesti. Palkkalaskelmilta tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, työnantajasuoritusilmoitukselle, eläkevakuutusilmoituksille ja palkanlaskennan vuosi-ilmoituksille.
Matka- ja kululaskujen sähköinen käsittely
sivun alkuun
Yrityksen jokaiselle käyttäjälle voidaan luoda ProCountoriin oma käyttäjätunnus, jolla käyttäjä pääsee laatimaan omat matkalaskunsa suoraan ProCountoriin. ProCountor ylläpitää yrityksen puolesta matkalaskujen tuoterekisteriä eli tietoja päivärahoista ja kilometrikorvauksista, joten käyttäjän tarvitsee laskun laadinnan yhteydessä ainoastaan kirjoittaa matkaa koskevat tiedot ja valita oikeat matkalaskutuotteet laskulle.
Tallennuksen jälkeen lasku siirtyy odottamaan asiatarkastusta ja/tai hyväksymistä ja maksuunpanoa. Kun lasku on tallennettu tiedot siirtyvät automaattisesti myös kirjanpitoon sekä oletusdimensioille (esim. projekteille). Oletuskirjauksia voi luonnollisesti muuttaa myös käsin, mikäli siihen on tarvetta.
Matkalaskut voidaan maksaa suoraan ProCountorin kautta. Erillistä maksuliikenneohjelmaa ei tarvita. Matkalaskujen tiedot siirtyvät palkanlaskennan vuosi-ilmoituksille, jotka voidaan lähettää ProCountorin kautta sähköisesti verottajalle.
Kirjanpito ja raportointi
sivun alkuun
ProCountorissa kirjanpitoa ei tehdä perinteiseen tapaan vaan se syntyy automaattisesti. Jokainen tosite myyntilaskusta tiliotteeseen siirtyy automaattisesti kirjanpitoon tallennuksen yhteydessä. Kun ostolasku maksetaan tai pankkitilille saapuu myyntilaskuun liittyvä viitesuoritus, kuittaa tiliote laskun maksetuksi ja poistaa sen avointen laskujen listalta. Älykkään tilioteautomaation ja oletuskirjausten ansiosta kirjanpito on aina ajan tasalla.
Mikäli yritys haluaa muokata ProCountorin perustililuetteloa itselleen sopivammaksi, voi järjestelmään lisätä alatilejä tai käyttää dimensiolaskentaa. ProCountorin monipuoliset hakupalvelut sekä tuote- ja tuoteryhmäkohtaiset myynti- ja ostotilastot vähentävät olennaisesti tarvetta yrityskohtaisten pääkirjatilien lisäämiseen.
ProCountor tuottaa kirjanpitolain edellyttämät tuloslaskelman ja taseen sekä päiväkirjan ja pääkirjan. Perusraporttien lisäksi järjestelmästä saadaan projekti- ym. seurantakohteittaiset kirjanpitoraportit sekä kirjanpidon vertailuraportteja. Palvelussa voidaan myös laatia tilikauden päättyessä elektroninen tilinpäätöskirja.
Kirjanpidon raporttien lisäksi käytettävissä on kattava johdon raportointi, josta voidaan seurata mm. toteutunutta myyntiä, ostoja, maksettuja palkkoja, budjettia, asiakkaiden maksuhistoriaa ja pankkitilien saldoja. Kirjanpidon ja raportoinnin kustannukset sisältyvät tositteiden hintoihin, joten näiden toimintojen käytöstä ei ole erillistä veloitusta.
Sähköiset viranomaisilmoitukset
sivun alkuun
ProCountorin käyttäjä saa kuukausittaiset arvonlisävero- ja työnantajasuoritusilmoitukset laadittua napin painalluksella. Ohjelma laskee automaattisesti ilmoitettavat määrät ja maksettavat summat tehdyistä tositteista. Laadinnan yhteydessä ilmoitus voidaan lähettää ProCountorin kautta sähköisesti verohallintoon. Samalla ohjelma muodostaa maksettavasta summasta laskun, joka voidaan maksaa ProCountorin kautta.
ProCountorissa on mahdollista tehdä ja lähettää myös palkkojen vuosi-ilmoitukset, TyEL-ilmoitukset, TEL-vuosi-ilmoitukset sekä TaEL- ja LEL-ilmoitukset. Kaikki ilmoitukset lähetetään TYVI-operaattori Itellan kautta.
Asiakashallinta (CRM)
sivun alkuun
ProCountorissa on tavallisen asiakasrekisterin ja kaksitasoisten asiakasryhmien lisäksi käytettävissä asiakashallinta- eli CRM-toiminnallisuus, joka tukee omaa myyntiänne. Asiakkaalle voidaan määrittää vastuuhenkilö sekä asiakkuuden tila ja asiakkuuteen kohdistuvista toimenpiteistä voidaan pitää tarkasti kirjaa. Tämän jälkeen asiakasrekisterin hauissa voidaan muiden hakuehtojen lisäksi käyttää monipuolisesti CRM-tietoja ja tätä kautta organisoida omaa myyntiä, jälkimarkkinointia, yms. Lisäksi CRM-tilastojen seuraaminen onnistuu kätevästi graafiselta raportilta.
Markkinointiviestintä joukkokirjeen avulla
sivun alkuun
ProCountor sisältää tehokkaan postitustyökalun, joukkokirjetoiminnon. Joukkokirjetoiminnon avulla esimerkiksi asiakastiedotteiden ja markkinointikirjeiden lähetys onnistuu helposti ja edullisesti. Joukkokirjeitä voidaan lähettää joko asiakasrekisterin tai myyntilaskujen osoitetietojen perusteella. Näin onnistuu helposti vaikkapa tietylle asiakasryhmälle suunnatun kirjeen lähetys tai lisätarjous tietyttä tuotetta ostaneille vanhoille asiakkaille.
Kirjeet voidaan muodostaa joko ProCountorin oletuspohjalle tai itse laaditun PDF-tiedoston perusteella. Postitukset onnistuvat 1. ja 2. luokassa ja sekä mustavalkoisina että värillisinä. Kirjeet tulostetaan, kuoritetaan ja postitetaan tulostuspalvelun toimesta, joten suurtenkin lähetysten käsittely onnistuu nopeasti ja vaivattomasti.
Verkkokaupan taloushallinto
sivun alkuun
Verkkokauppa mahdollistaa tuotteiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja usein myös logistiikkaa on automatisoitu, joten kaupan operatiivinen toiminta on hyvin kustannustehokasta. Verkkokaupoissa on kuitenkin usein paljon pieniä myyntitapahtumia, jolloin automaatiosta saatava hyöty häviää helposti kirjanpidon tallentamiseen. Monesti myynnit kirjataankin könttänä, mikä vaatii käsityötä ja johtaa seurantatarkkuuden kärsimiseen. ProCountoriin on rakennettu verkkokauppaliittymä, joka ratkaisee tämän ongelman automatisoimalla verkkokaupan kirjanpidon.
ProCountorin verkkokauppaliittymän kautta verkkokaupan myyntitapahtumista on mahdollista siirtää automaattisesti tieto taloushallinto-ohjelmistoon. Liittymän kautta siirretylle myyntilaskulle muodostetaan automaattisesti kirjanpito. Lasku on tarvittaessa helppoa myös lähettää postitse tai verkkolaskuna asiakkaalle tai sitä voidaan käyttää pelkkänä kirjanpitotositteena. Liittymän avulla saadaan siis tarkka kirjanpito sekä lisäksi asiakas- ja tuotekohtaiset seurantatiedot ilman erillisiä tallennusvaiheita.
Tällä hetkellä ProCountorin verkkokauppaliittymää tukevat valmiiksi verkkokauppaohjelmistot Gagar Business ePages ja Smilehouse Workspace. Lisäksi verkkokauppaliittymä on mahdollista ottaa käyttöön myös muiden verkkokauppaohjelmistojen kanssa.
Tiedonsiirto muista järjestelmistä
sivun alkuun
ProCountor sisältää monipuoliset työkalut tiedonsiirtoon muista järjestelmistä. Tämä helpottaa käytön aloittamista, koska perustietojen tuominen palveluun onnistuu nopeasti. Lisäksi tiedonsiirtoa voidaan hyödyntää, jos yrityksen käytössä on useita eri järjestelmiä, joiden välillä tiedot halutaan pitää ajan tasalla.
Valmiiksi määritellyissä CSV-muotoisissa siirtotiedostoissa ProCountoriin on mahdollista mm. tuoda liikekumppani- ja tuoterekisterien, laskujen, muistiotositteiden, palkanlaskennan sekä dimensioiden tietoja. Lisäksi mm. verkkokauppojen integrointia varten on toteutettu täysin automaattisesti toimivia rajapintoja ja uusien rajapintojen toteuttaminen onnistuu tarvittaessa.
ProCountoriin on rakennettu valmiita liittymiä mm. seuraavista:
- Verkkokauppaohjelmistot (Gagar Oy, Smilehouse Oy)
- Projektihallintaohjelmisto
- Ajanvaraus- ja resurssienhallintajärjestelmä
- Toiminnanohjausjärjestelmä
- Perintäpalvelu
Yksilölliset ratkaisut
sivun alkuun
ProCountorin avulla on mahdollista toteuttaa yksilöllisiä taloushallinnon ratkaisuja. Käyttöoikeuksien ja toimintojen tarkalla rajauksella on mahdollista mukauttaa järjestelmän toiminta yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Tarjoamme parhaiden ratkaisujen löytämiseksi konsultointia ja lisäksi ohjelmistoon on mahdollista tarvittaessa toteuttaa uusia raportteja, rajapintoja muihin ohjelmistoihin, yms. räätälöityjä ominaisuuksia.