Tarkentava toimintokuvaus
Toimintokuvaus on tulostamista varten saatavissa myös pdf-muodossa.
ProCountor on nettipohjainen taloushallinto-ohjelmisto.
Myyntilaskut ja myyntireskontra
Laskujen kierrätys, sähköinen arkisto ja paperittomuus
Myyntilaskut ja myyntireskontra
sivun alkuun
ProCountorista yritys voi lähettää myyntilaskunsa verkkolaskuina, postitse, sähköpostitse tai paperilaskuina. Erillistä sopimusta postin tai verkkolaskuoperaattoreiden kanssa ei tarvita, ne sisältyvät palveluun. Samalla kun lasku lähetetään, se tallentuu automaattisesti kirjanpitoon ja myyntireskontraan. Myyntireskontrasta laskut poistuvat automaattisesti, kun sähköinen tiliote ja viitesiirrot kuittaavat laskut maksetuiksi. ProCountorin kautta yritys voi lähettää myös perintäkirjeet postitse tai sähköpostitse.
Mikäli laskutusaineisto tehdään jossain toisessa järjestelmässä, voidaan aineisto siirtää ProCountoriin siirtotiedostona, jolloin suuretkin massat laskuja saadaan kirjanpitoon ja lähetettyä nopeasti ja vaivattomasti.
Ostolaskut ja ostoreskontra
sivun alkuun
ProCountorin asiakkailla on kaikilla automaattisesti valmius vastaanottaa laskunsa verkkolaskuina. Ostolaskut voidaan myös skannata järjestelmään, lukea viivakoodilla tai tallentaa käsin. Tallennuksen yhteydessä ne siirtyvät hyväksyttäviksi, kirjanpitoon ja ostoreskontraan odottamaan maksuunpanoa. Erillistä maksuliikenneohjelmaa ei tarvita. Ostoreskontrasta laskut poistuvat automaattisesti, kun sähköinen tiliote kuittaa laskut maksetuiksi.
Matka- ja kululaskut
sivun alkuun
Yrityksen jokaiselle käyttäjälle luodaan oma käyttäjätunnus, jolla käyttäjä pääsee laatimaan omat matkalaskunsa suoraan ProCountoriin. ProCountor ylläpitää matkalaskujen tuoterekisteriä eli tietoja päivärahoista ja kilometrikorvauksista, joten käyttäjän tarvitsee laskun laadinnan yhteydessä ainoastaan kirjoittaa matkaa koskevat tiedot ja valita oikeat matkalaskutuotteet laskulle.
Tallennuksen jälkeen lasku siirtyy odottamaan asiatarkastusta ja/tai hyväksymistä ja maksuunpanoa. Kun lasku on tallennettu tiedot siirtyvät automaattisesti myös kirjanpitoon sekä oletusdimensioille (esim. projekteille). Oletuskirjauksia voi luonnollisesti muuttaa myös käsin, mikäli siihen on tarvetta.
Matkalaskut voidaan maksaa ProCountorin kautta. Erillistä maksuliikenneohjelmaa ei tarvita.
Matkalaskujen tiedot siirtyvät palkanlaskennan vuosi-ilmoituksille, jotka voidaan lähettää ProCountorin kautta sähköisesti verottajalle.
Laskujen kierrätys, sähköinen arkisto ja paperittomuus
sivun alkuun
ProCountoria käytettäessä laskut tallentuvat sähköiseen arkistoon ja ne ovat helposti haettavissa usean eri hakukriteerin avulla. Mikäli ostolaskut vastaanotetaan verkkolaskuina tai ne skannataan järjestelmään, ei paperisia ostolaskuja tarvitse enää arkistoida lainkaan.
ProCountorissa voidaan laskut kierrättää sähköisesti. Laskuille voidaan määritellä asiatarkastajat (0-3 kpl) sekä hyväksyjät (0-1 kpl). Nämä henkilöt kirjautuvat palveluun ja käyvät hyväksymässä laskun sähköisesti. Tästä jää palveluun näkyviin kuka on hyväksynyt laskun ja milloin tämä on tapahtunut. Yrityskohtaisia kierrätyksen oletustietoja voidaan tarkentaa liikekumppaneittain ja vielä laskuittain.
Palkanlaskenta
sivun alkuun
ProCountoriin sisältyy myös helppokäyttöinen palkanlaskenta, jolla voi hoitaa palkkojen laskemisen, maksamisen sekä niihin liittyvät ilmoitukset. Palvelun kautta palkkalaskelmat voidaan lähettää palkansaajalle postitse kotiin ja/tai palkansaaja voi katsoa omia palkkojaan sähköisesti ProCountorissa.
ProCountorin palkanlaskennassa suurin osa nykyisestä byrokratiasta voidaan hallita automaattisesti. Palkkalaskelmilta tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, työnantajasuoritusilmoitukselle, eläkevakuutusilmoituksille ja palkanlaskennan vuosi-ilmoituksille.
Maksut
sivun alkuun
ProCountoriin on kytketty OpusCapitan maksuliikennejärjestelmä. Palvelun kautta voidaan maksaa palkat toistuvaissuorituksina, laskut ym. maksut sekä vastaanottaa sähköisesti tiliotteet ja viitesuoritukset. Erillistä maksuohjelmaa ei tarvita, ainoastaan ilmoitus pankkiin pankkitilin kytkemisestä ProCountoriin.
Laskut lähetetään päivittäin automaattisesti asiakkaan käyttämään pankkiin. ProCountor tukee Nordean, Osuuspankin, OKOn, Okopankin, Sammon, Säästöpankkien, Paikallisosuuspankkien, Aktian, Handelsbankenin ja Ålandsbankenin pankkipalvelujen käyttöä.
Vastaanotetuista tiliotteista luodaan sekä sähköinen tiliote että kirjanpitomerkinnät. Kirjanpitomerkintöjä voidaan täsmentää, mikäli kirjausselitteen avulla tehty automaatio ei ole riittävän oikea. Sen sijaan sähköisen tiliotteen sisältöön kukaan ei voi tehdä muutoksia.
Maksuliikenteestä ProCountor ei peri erillisiä maksuja. Pankit perivät tiliotteista, viitemaksuista ja saapuneista viitesuorituksista omien palveluhinnastojensa mukaisen hinnan.
Kirjanpito ja raportointi
sivun alkuun
ProCountorissa kirjanpitoa ei tehdä perinteiseen tapaan vaan se syntyy automaattisesti. Jokainen tosite myyntilaskusta tiliotteeseen siirtyy automaattisesti kirjanpitoon tallennuksen yhteydessä ja laskut samalla reskontraan. Kun ostolasku maksetaan tai pankkitilille saapuu viitesuoritus, kuittaa tiliote laskun maksetuksi ja poistaa sen avointen laskujen listalta. älykkään tilioteautomaation ja oletuskirjausten ansiosta kirjanpito on aina ajantasalla.
Mikäli yritys haluaa muokata ProCountorin perustililuetteloa itselleen sopivammaksi, voi järjestelmään lisätä alatilejä tai käyttää dimensiolaskentaa. ProCountorin monipuoliset hakupalvelut sekä tuote- ja tuoteryhmäkohtaiset myynti- ja ostotilastot vähentävät olennaisesti tarvetta yrityskohtaisten pääkirjatilien lisäämiseen.
ProCountor tuottaa kirjanpitolain edellyttämät tuloslaskelman ja taseen sekä päiväkirjan ja pääkirjan. Perusraporttien lisäksi järjestelmästä saadaan kassavirtalaskelma, projekti- ym. seurantakohteittaiset kirjanpitoraportit sekä kirjanpidon vertailuraportteja. Palvelussa voidaan myös laatia tilikauden päättyessä elektroninen tilinpäätöskirja.
Kirjanpidon ja raportoinnin kustannukset sisältyvät tositteiden hintoihin, joten näiden toimintojen käytöstä ei ole erillistä veloitusta.
Viranomaisilmoitukset
sivun alkuun
ProCountorin käyttäjä saa kuukausittaiset arvonlisävero- ja työnantajasuoritusilmoitukset laadittua napinpainalluksella. Ohjelma laskee automaattisesti ilmoitettavat määrät ja maksettavat summat tehdyistä tositteista. Laadinnan yhteydessä ilmoitus voidaan lähettää ProCountorin kautta sähköisesti verohallintoon. Samalla ohjelma muodostaa maksettavasta summasta laskun, joka voidaan maksaa ProCountorin kautta. Ilmoitukset lähetetään ns. TYVI-operaattorin kautta. ProCountorista on mahdollista tehdä ja lähettää myös palkkojen vuosi-ilmoitukset, TyEL-ilmoitukset, Tel-vuosi-ilmoitukset sekä TaEL- ja LEL-ilmoitukset.
Laitteistovaatimukset
sivun alkuun
Käyttäjä tarvitsee tietokoneen ja internet-yhteyden. ProCountor vaatii internet-selaimelta ns. Java-tuen ja ponnahdusikkunoiden käyttö, eli pop-upit on sallittava osoitteesta *.procountor.com. Voit testata selaimesi asetukset sisäänkirjautumis-sivuillamme. Selaimen lisäksi käyttäjä tarvitsee taulukkolaskentaohjelmiston (export-raporttien tulostamiseen sekä mahdollisesti import-/siirto-tiedostojen käsittelyyn). Palvelua voi käyttää modeemin ja ISDN-linjan kautta, joskin modeemin kautta työskenneltäessä palvelu voi tuntua hitaalta. ISDN-linjaa voidaan käyttää kun tapahtumien määrä on vähäinen. Suosittelemme nopeita tietoliikenneyhteyksiä, esimerkiksi kiinteää linjaa, kun käyttäjiä on useita ja palvelua tarvitaan säännöllisesti.